Slimmer werken in plaats van harder

Slimmer werken in plaats van harder

Deze quote zag ik voorbij komen op mijn Instagram tijdlijn: ‘ik wilde geen 9 tot 5 baan, dus nu werk ik 24 uur per dag…’ Ik denk dat dit voor veel ondernemers heel herkenbaar is. Want je hebt mega verschillende petten op. Wat binnen een groot bedrijf verschillende afdelingen zijn, dat doe jij in je eentje. Van het leveren van je product of dienst, tot de marketing eromheen. Van de financiën tot de klantenservice, en nog veel meer. Dus je hebt geen tijd te verliezen.  

Paula van Strien

Verspil geen tijd

Aan klusjes die wel gedaan moeten worden, maar die je bedrijf niet echt verder helpen, wil je zo min mogelijk tijd besteden. Het is bijvoorbeeld zonde om het wiel steeds opnieuw uit te vinden of om terugkerende taken steeds handmatig te moeten doen.

 

Richt je systemen slimmer in

Een virtual assistant, een soort secretaresse op afstand, kan je helpen om jouw systemen slimmer in te richten, zodat je tijd bespaard. Maar dat is niet voor iedereen weggelegd. Daarom deelt Virtual Assistant Kim Soemers haar tips met jou, zodat je zelf de eerste stappen zet.

 

Start laagdrempelig

Het is bijvoorbeeld slim om te onderzoeken welke taken je kunt automatiseren. Misschien heb je nog geen geavanceerde systemen, zoals een e-mailsysteem of allerlei automatische koppelingen. Maar je kunt ook heel laagdrempelig beginnen, door je computer en e-mail slimmer in te richten. 

 

Automatisch je mailbox ordenen

Ik had bijvoorbeeld een compleet ontplofte mailbox. Het was volkomen onduidelijk op welke mailtjes ik nog moest reageren en welke ik kon negeren. Daardoor was ik veel tijd kwijt aan het herlezen van mails. Of ik vergat juist om te reageren op belangrijke berichten. 

Nu heb ik mijn mailbox slimmer ingericht. Ik heb een mappenstructuur die werkt en bepaalde mails komen automatisch in die mappen terecht, zodat het veel duidelijker is waar ik alles terug kan vinden. En jij kan dat ook voor jezelf instellen. Het is helemaal niet moeilijk, want Kim heeft een duidelijk stappenplan gemaakt, zodat je precies weet waar je moet klikken. 

 

Een overzichtelijke agenda

Kim bespreekt ook allerlei andere handige manieren om systemen die je waarschijnlijk gebruikt slimmer in te richten. Denk bijvoorbeeld aan je digitale agenda. Misschien is je agenda nu een chaos, waardoor je bepaalde afspraken over het hoofd ziet. Kim leert je om hem veel slimmer in te richten, zodat je in één oogopslag ziet wat wel en niet belangrijk is.

 

Stop met onnodige handmatige acties

Ze helpt je ook om handmatige acties die vaak voorkomen op een simpele manier te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan bepaalde standaard antwoorden die je altijd geeft op specifieke mails. Misschien typ je die nu steeds handmatig, of kopieer je het antwoord uit  een documentje, maar dat kan veel handiger en sneller. 

 

Wil jij ook slimmer werken?

Kim Soemers deelt al deze tips, tricks en hacks (en nog veel meer) in haar cursus ‘In 8 stappen efficiënter werken met je computer en e-mail’. Het is een duidelijke en laagdrempelige cursus, waar je geen technische kennis voor nodig hebt. Kom je ergens niet helemaal uit? Dan stuur je haar een mailtje en dan helpt ze je op weg.

Volg de cursus ‘In 8 stappen efficiënter werken met je computer een e-mail’ om tijd te besparen door slimmer te werken.