Overzicht creëren als ondernemer in je taken? 6 redenen om over te stappen op Trello
Als ondernemer ben je continu op zoek naar de meest efficiënte manieren om met je tijd om te gaan. Misschien heb je 25 mappen met documenten, verspreid over je hele bureau. Of pak je het anders aan en heb je een prikbord met alle to do’s op kantoor hangen. Je hebt dan wel meer overzicht, maar mist informatie als je ‘n dag niet op kantoor bent of dit direct met je klant wil delen.
Wil je overzicht én alle taken op één plek hebben staan? Dan is Trello dé uitkomst voor je.
Wat is Trello?
Trello is een gratis, flexibele en visuele weg om alles met iedereen te organiseren. Met Trello zie je de voortgang van je volledige project in één oogopslag. Zo beschrijven zij het zelf op hun eigen website en daar zijn wij het roerend mee eens. Zie Trello als je online, super slimme prikbord: alle taken, posts en instructies online verzameld, dat je ook nog eens kan delen met je collega’s of klant.
Kortom: als het gaat om het verhogen van je productiviteit en efficiënter werken, raden wij Trello van harte aan. En wij geven je 6 redenen om ook over te stappen op Trello.
1. Je hebt duidelijk overzicht van alle taken
Met Trello maak je gemakkelijk een overzicht met alle to do’s. Je kunt in Trello zelfs kolommen aanmaken, bijvoorbeeld ‘to do’, ‘pending’ en ‘done’. Zodra een taak is afgestreept, kan je ‘m van ‘to do’ naar ‘done’ slepen. Lijstjes afstrepen werkt sowieso goed: je geeft daarmee je hersenen een signaal dat je voortgang boekt en dat werkt motiverend.
Binnen die kaarten (dus de losse taken) heb je weer allemaal handige tools. Je kan bijlagen, checklists en afbeeldingen toevoegen. Wil je starten met het aanmaken van je eerste taken? Dan is het advies om het zo klein mogelijk te maken. Zet dus niet op een kaart ‘marketing aanpakken’, want dat is nog steeds erg vaag en alomvattend. Maar benoem per categorie wat ervoor gedaan moet worden. Bijvoorbeeld ‘advertenties campagne X schrijven’. Zo heb je een concrete taak en is de kans kleiner dat je ‘m voor je uit schuift.
2. Werk je met meerdere klanten? Maak verschillende borden aan
Als freelancer of medewerker aan de bureauzijde herken je het vast wel: talloze to do’s voor verschillende klanten. Moest je nou dat ene artikel voor partij X of Y schrijven? Je kunt al snel verzanden in al je taken als je geen duidelijk overzicht hebt. Trello helpt je daarbij: je kunt verschillende borden maken per klant. Op die manier weet je precies wanneer wat af moet zijn en op welke datum. Het enige wat jij nog hoeft te doen, is switchen tussen de borden.
3. Deel je borden met anderen
De kans is groot dat je in een team werkt, of met een klant samen (of misschien wel allebei). Dan wordt er van meerdere partijen iets verwacht. Je kunt als aanjager wel iedereen mailen met updates, maar in Trello werkt dat veel gemakkelijker. Je deelt het bord met je team en hangt de verantwoordelijke aan de taak. Zo ontstaat er nooit meer verwarring en ga je efficiënter te werk.
4. Maak je eigen contentplanning in Trello
Tja… bij de timmerman zitten vaak nog niet de plinten tegen de eigen muur. Oftewel: je eigen organisatie raakt soms in de vergetelheid als het gaat om het delen van kennis online. Begrijpelijk, want je klanten gaan voor. Maar vaak is de oorzaak een slechte planning. In Trello kan je gemakkelijk een contentkalender voor je eigen organisatie maken.
Plan periodiek (bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal) een brainstorm met je team en bepaal de content voor die periode. Plan ten minste een maand vooruit, dan heb je meer overzicht en rust. Soms ben je afhankelijk van een collega of andere afdeling voor het plaatsen van content en je wil natuurlijk niet met lege handen zitten op het moment suprême.
In Trello kan je een label, deadline en verantwoordelijke persoon koppelen aan een taak. Op die manier kent iedereen de status en ontstaat er nooit meer verwarring. En in jouw hoofd ontstaat er meer ruimte, wat tijdwinst oplevert voor andere belangrijke taken.
5. Één manier van communiceren
Groepsapps met collega’s, de mail, Slack en tussendoor een belletje. Door verschillende communicatiestromen binnen je organisatie is het niet zo gek dat er af en toe iets over het hoofd wordt gezien. Met Trello zorg je voor één communicatiestroom. Trello is namelijk Whatsapp, je mail en Slack in een. Je wordt niet afgeleid door een gesprek dat bezig blijft en alle documenten kan je in een plek verzamelen. Fijn, die rust.
6. Trello is een verzamelbak voor al je ideeën
Onder de douche, vlak voordat je naar bed gaat of gewoon op kantoor: er komt een briljant idee in je op. Je kunt het op losse briefjes schrijven, maar de kans is groot dat het briefje ergens verfrommeld op de stapel eindeloze taken eindigt. Maak een aparte lijst in Trello aan met al je ideeën, zodat je gelijk een lijst klaar hebt zodra de volgende brainstorm zich aandient. En het gemakkelijkste van alles? Trello is ook super eenvoudig te gebruiken op je telefoon.
Kortom: wij zijn gék op Trello. Het creëert overzichtelijke taken en zorgt ervoor dat wij voor onszelf én onze klanten continu zichtbaar blijven door de handige contentkalenders die we erin maken.
Een overzichtelijke contentkalender is enorm belangrijk voor de continuïteit van je online zichtbaarheid. Ook voor het creatieve proces van jouw organisatie zorgt het voor rust. En hiermee trek je weer nieuwe mensen aan om je e-maillijst te laten groeien.
Geef je e-maillijst een kickstart met waardevolle content. Hoe je dat doet? Download de kickstartergids van Hallo blauw.
