Feedback geven op een opbouwende manier: zo pak je het aan!

We moeten er allemaal ooit aan geloven: iemand feedback geven. Iets dat soms erg lastig kan zijn, maar wel heel belangrijk is om vooruit te komen. Zowel voor jezelf als voor de ontvanger.

Als ondernemer of (online) docent is het vermogen om effectieve feedback te geven daarom een essentiële vaardigheid om je beroep uit te kunnen oefenen.

Feedback geven is een kunst

Het geven van opbouwende kritiek kan moeilijk zijn - niet alleen omdat het reflectie en goede communicatie vereist, maar ook omdat het ontvangen van feedback subjectief is. Iedereen interpreteert de boodschap anders. Daarom is het de moeite waard om te begrijpen hoe je effectief feedback geeft aan je collega's, werknemers of cursisten.

Hoe laat je op een vriendelijke, maar ook duidelijk en opbouwende manier weten dat iets anders aangepakt zou kunnen worden?

In deze post geef ik je handige tips voor het geven van feedback. 

Waarom het geven van feedback zo moeilijk is

Feedback geven kan één van de moeilijkste interacties in ons dagelijks leven zijn. Niet alleen is het moeilijk een effectieve manier te vinden om uit te drukken wat we denken, ook onze eigen emoties en onzekerheden kunnen in de weg zitten wanneer we feedback geven.

Vooral het geven van opbouwende feedback vinden we vaak lastig. Het voelt dan alsof je kritiek moet geven en dat voelt niet fijn. We willen graag dat het gesprek positief blijft en dat de ontvanger er ook echt wat aan heeft.

Je eigen onzekerheden én de gevoelens van anderen spelen een rol

We kunnen ons bijvoorbeeld zorgen maken dat we te hard overkomen of de dingen vanuit een veroordelend perspectief bekijken. Veel mensen gaan het geven van feedback hierdoor uit de weg of proberen het zelfs helemaal te vermijden.

Feedback geven is niet alleen een kunst, ook het feedback ontvangen is een vaardigheid. Niet iedereen beschikt over dezelfde capaciteiten om kritiek constructief te verwerken zonder er negatieve gevolgen van te ondervinden.

Helaas kan je de reactie van een ander op feedback niet altijd vooraf voorspellen en is er altijd een kans dat je op weerstand stuit.

Het is volkomen begrijpelijk als je moeite hebt met het geven van feedback, want als het verkeerd wordt gedaan of slecht wordt ontvangen door de ontvanger, kan het snel een gespannen situatie worden.

7x tips voor het geven van feedback

Door jezelf bewust te zijn van het belang van het geven van feedback en door strategieën voor het geven van feedback te begrijpen, wordt het veel makkelijker om een feedbackgesprek in te stappen en er uiteindelijk ook weer met een positief gevoel uit te gaan.

Lees deze tips daarom goed door en pik de tips eruit die jou kunnen helpen om je feedback op een opbouwende, positieve manier te geven.

1. Ken de 3 vormen van feedback voordat je feedback geeft

Er zijn drie belangrijke soorten feedback - positief, negatief en opbouwend.

Positieve feedback

Positieve feedback is het meest bemoedigende type en helpt het vertrouwen in de taak te vergroten.

Negatieve feedback

Negatieve feedback kan moeilijk te ontvangen zijn, maar dwingt je vaak na te denken over sterke en zwakke punten van je huidige prestaties die je anders misschien over het hoofd had gezien.

Constructieve feedback

Constructieve feedback combineert de twee door niet alleen aan te geven waar ruimte is voor verbetering, maar ook strategieën aan te reiken om die doelen te bereiken.

2. De GIGA-methode

Het aanhouden van een duidelijke methode kan het geven van feedback makkelijker maken. Een methode die je hiervoor kunt inzetten is de GIGA-methode. Een methode die ik zelf geleerd heb te gebruiken tijdens mijn bestuursjaar.

Door deze methode toe te passen tijdens een gesprek, weet je zeker dat het specifiek, helder en opbouwend is en niet overkomt als kritiek waar iemand weinig mee kan. En dat is precies wat feedback hoort te zijn!

GIGA staat voor:

• Gebeurtenis
• Interpretatie
• Gevoel
• Alternatief

Ik zal je kort uitleggen waar elke woord voor staat en hoe je deze methode toepast.

• Gebeurtenis
  Wanneer je feedback geeft, begin dan puur objectief. Vertel de persoon die je feedback geeft wat de gebeurtenis is en wat jij waarneemt, zonder daar een oordeel over te vellen.
• Interpretatie 
  Benoem op een vriendelijke manier jouw interpretatie van het probleem. Hoe voel jij je door wat de ander doet? Zeg bijvoorbeeld: ‘omdat je zo snel en hard praat, kan ik je niet volgen’. Door te benoemen en te interpreteren, krijgt jouw feedback waarde.
• Gevoel 
  Nadat je ingegaan bent op jouw interpretatie, benoem je het gevoel dat je krijgt als gevolg van het gedrag van de ander. Bijvoorbeeld: ‘omdat je zo snel en hard praat, maak je me een beetje bang’.
  
  Zeg het op een manier waarop je dicht bij jezelf en jouw gevoel blijft. Een beschreven gevoel heeft meer impact en is persoonlijker. Daarmee is de kans groter dat de ontvanger er ook daadwerkelijk iets mee doet. 
• Alternatief 
  Vaak weet iemand na het ontvangen van feedback niet hoe hij of zij het gedrag aan moet passen naar het gewenste gedrag. Dat is jammer! Daarom is het belangrijk dat je altijd afsluit met het geven van een concreet alternatief.
  
  Zeg bijvoorbeeld: ‘als je wat langzamer en zachter praat, begrijpen mensen je beter en kom je vriendelijker over’. Zo weet de ontvanger precies wat hem of haar te doen staat! 

Het zal wellicht even oefenen zijn, maar dat maakt niet uit. Oefen vooral op iemand die je door en door kent en vertrouwt (bijvoorbeeld je partner, een goede vriend of vriendin, een familielid) voordat je het toepast in een werksituatie.

Dan kan je meteen even aan de ander feedback vragen over hoe jij feedback geeft en of het daadwerkelijk overkomt als feedback en niet als kritiek. ;-)

3. Gebruik het feedback-stappenplan

Een andere goede manier om goede feedback te geven, is door jezelf te houden aan dit stappenplan:

1. Benoem het gedrag van de ander, neutraal en zonder oordeel, op een rustig moment. Bijvoorbeeld: ‘Je bent deze maand drie keer te laat gekomen’.
2. Benoem jouw gevoel als gevolg daarvan, in plaats van een oordeel te geven. Bijvoorbeeld: ‘Hierdoor starten we steeds te laat, dat geeft me een opgejaagd gevoel.
3. Geef aan wat het gevolg van het gedrag is op jou. Bijvoorbeeld: ‘Mijn humeur tijdens de meeting is hierdoor minder goed’. 
4. Geef concreet aan wat je van de ander verwacht en hoe diegene dit gedrag kan veranderen. Bijvoorbeeld: ‘Ik vind het fijn als je voortaan op tijd komt. Als je toch eens te laat bent, vind ik het fijn als je vooraf een berichtje stuurt.’ 
5. Check of de ander je begrepen heeft en geef hem of haar de ruimte om te reageren. Bijvoorbeeld: ‘Snap je dat? Vind je het een goede afspraak?

4. Begin met iets positiefs - richt je op het goede voordat je op verbeterpunten wijst

Het is essentieel om met positieve punten te beginnen om je werknemer of cursist niet te demotiveren of het moreel te verstoren. Dit creëert een positieve omgeving voor discussie, waar mensen zich veilig voelen en aangemoedigd worden om oplossingen en verbeteringen aan te nemen.

Wanneer je de tijd neemt voor het geven van positieve feedback draagt dit ook bij aan het onderlinge respect en een sterkere relatie op de werkvloer, in je community of met een cursist en het het helpt bij het creëren van onderling vertrouwen.

De Sandwich-methode

Wanneer je een feedbackgesprek ingaat, kun je er daarom bewust voor kiezen om een methode te hanteren waarbij je zowel positieve als opbouwende feedback gebruikt: dit is de sandwich-methode.

Zo gebruik je deze methode:

• Start met een compliment;
• Geef daarna wat constructieve feedback;
• Eindige met een positieve boodschap.

Dit is bewezen effectief en komt het prettigst op mensen over. Je begint en en eindigt met iets dat heel positief is en dat maakt de opbouwende opmerking een stuk minder scherp.

5. Gebruik de 'ik'-boodschap

Weten hoe je goede feedback geeft zonder de ontvanger te beledigen kan een uitdaging zijn. Een nuttige tactiek is het gebruik van de "ik"-vorm, die kunnen helpen voorkomen dat de situatie escaleert in een schuldvraag.

Een "ik"-boodschap is een zin die jouw eigen gedachten en gevoelens over een bepaalde situatie uitdrukt. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen "Je bent je belofte niet nagekomen" kun je zeggen "Ik ben teleurgesteld dat niet aan mijn verwachtingen is voldaan".

Dit brengt dezelfde boodschap over, maar op een manier die de verantwoordelijkheid bij jezelf legt in plaats van (ongewenst) gedrag van iemand anders aan te wijzen, en daardoor blijven gesprekken productief en vriendelijk.

6. Zorg ervoor dat je feedback concreet en duidelijk is 

Als het uiteindelijk gaat om het geven van goede feedback is er één advies van onschatbare waarde dat je altijd in gedachten moet houden: wees specifiek en duidelijk.

Als een cursist, werknemer of collega je punt niet helemaal begrijpt, is het laatste wat je wilt dat hij of zij blijft gissen. Het is belangrijk om direct ter zake te komen. Gebruik voorbeelden om je punt te verduidelijken.

Een eenvoudig voorbeeld uit de praktijk kan een grote bijdrage leveren aan het verkrijgen van inzicht in abstracte concepten en iemand naar het juiste antwoord leiden.

Houd het beknopt en geef nuttige details, en al snel zal je commentaar direct begrijpelijk zijn!

7. Erken elke vooruitgang die is geboekt

Erkenning van de vooruitgang die is geboekt sinds de laatste keer dat je feedback gaf, is een goede manier om mensen gemotiveerd te houden.

De mogelijkheid om de positieve veranderingen te zien die zijn aangebracht in het gedrag, kan een gevoel van voldoening geven, aanmoedigen tot leren en helpen goede gewoonten te ontwikkelen.

Het maakt ook eerlijke gesprekken mogelijk over waar extra begeleiding of middelen kunnen worden aangeboden als er op bepaalde gebieden nog verbetering nodig is. Verken samen oplossingen waar dat nog nodig is.

Durf ook om feedback te vragen

Feedback geven is een kunst op zich, maar het is net zo belangrijk om te leren hoe je feedback kunt vragen en het te ontvangen.

Wanneer je bijvoorbeeld docent bent van een online training, is het belangrijk om te blijven reflecteren.

Vraag daarom hoe je jouw product kunt verbeteren, hoe je je werk beter kunt doen ten behoeve van je team en wat je aan jezelf kunt verbeteren als collega. 

Lees ook: 9x slimme tips om beter te leren 

De mening van jouw klant is belangrijk

Jouw klanten zijn de gebruikers van jouw product. Jij ontwikkelt jouw training om te kunnen voldoen aan hun vraag en om ervoor te zorgen dat zij een oplossing vinden voor het probleem waarmee ze rondlopen.

Daarom is de mening van deze klanten over jouw product zo belangrijk. Sluit jouw training inderdaad aan op hun wensen en behalen ze hiermee hun leerdoel? Het is super belangrijk om dit te achterhalen.

Wat doe je goed, wat kan beter?

Vraag naar de onderdelen van jouw online training die ze bevalt, maar voornamelijk ook naar de onderdelen waar ze nog niet helemaal tevreden over zijn. En vraag dan vooral waarom dit zo is. Die waarom is precies wat jij nodig hebt om je training te verbeteren. 

Ook al heb jij een duidelijke doelgroep, binnen die doelgroep zijn er natuurlijk wel verschillen. Daarom is het slim om feedback te vragen aan diverse mensen, zodat je een zo duidelijk en uitgebreid mogelijk beeld krijgt van wat er allemaal beter kan. Hoe meer verschillende meningen, hoe meer informatie om jouw training te verbeteren!

Lees ook: 5x manieren om jouw online cursus naar een hoger level te tillen

Conclusie

Door deze tips in te zetten kun je feedback geven die zowel constructief als productief is. Het is een belangrijke vaardigheid om inzicht en advies te geven zonder iemand het gevoel te geven dat je alleen kritiek levert.

Zorg ervoor dat je altijd begint met iets positiefs - zelfs als de persoon op bepaalde gebieden verbetering nodig heeft, moet je eerst wijzen op wat hij goed doet voordat je praat over wat hij verkeerd doet.

Wees specifiek in je opmerkingen en gebruik voorbeelden, zodat de ontvanger van de feedback precies begrijpt wat er verbeterd moet worden.

Zorg er ten slotte voor dat je eindigt met een positieve noot, waarbij u eventuele veranderingen sinds de laatste evaluatie prijst en toekomstige groei aanmoedigt.

Het geven van goede feedback is een belangrijk onderdeel van het creëren van een respectvolle onderlinge relatie en door rekening te houden met deze tips kun je een omgeving creëren waarin de ander kan groeien en zijn gedrag kan veranderen.

Hoe ga jij om met feedback (ontvangen)?